Sharepoint İleToplantı Odaları Rezervasyon Uygulaması

Sharepoint İleToplantı Odaları Rezervasyon Uygulaması

Sharepoint İleToplantı Odaları Rezervasyon Uygulaması

(Resource Booking in Sharepoint)

            Değerli arkadaşlarım, şirketlerde veya kurumlarda birden fazla toplantı odaları vardır. Genelde de bu odaların rezervasyon işlemi, bir kişiye devredilir ve bu kişi de ya outlook üzerinden paylaşılmış bir takvim ile, ya da sistem yöneticisinden “Resource Mailbox” lar isteyerek (eğer biraz Exchange Server bilgisi varsa) veya bunları da bilmiyorsa e-posta aracılığıyla aldığı talepleri ajandasına not ederek  görevini yapmaya çalışır.

            Hadi gelin bu arkadaşımıza Sharepoint üzerinden Toplantı odaları rezervasyon sistemi yapalım, toplantılar çakışmasın, hangi odaların hangi saatte boş olduğu görülsün, böylece herkes mutlu olsun. Hatta toplantı taleplerini girenler toplantıda yemek, çay, kahve vb. gibi isteklerinin olup olmadığını girebilsin. Üstelik workflow gibi bir ihtiyacınız olmadan bu kişinin hesabına “Alert (Alarm)” tanımlayarak, yapılan her kayıtın kişinin e-posta hesabına mail olarak gönderilmesini de sağlayabilirsiniz.

            Bunun için sitemizin ana sayfasından “Site Contents” e gidiyoruz.

            “add an app” linkine tıklayarak bir adet Custom List oluşturacağız ve bu listede sadece toplantı sırasında istenebilecek hizmetlerin (çay, kahve, yemek vb.) listesi olacak. Diyebilirsiniz ki biz bunu oluşturacağımız takvim ayarlarından yeni bir kolon ekleyerek de yapabiliriz. Doğru, gidiş yolu size ait, fakat ben size aynı zamanda başka bir liste de bulunan bilgilerin, diğer bir liste kolonunda da gösterilmesini sağlayan (Lookup (Information already on this site)) kolonu hakkında bilgi vermek için bu yolu tercih ettim.

            “Custom List” e tıklıyoruz.

            Listemizin adını giriyoruz ve “Create” butonuna tıklayarak listemizi oluşturuyoruz.

            Listemize “Edit” modda verilecek bir kaç hizmet girdim. Kolon ismini değiştirmedim, Title olarak kaldı.

            Şimdi tekrar Site Contents e gidip toplantı odalarımızın adı ile takvim (Calendar) uygulaması oluşturacağız. “add an app” e tıklıyoruz.

            Arama kutusuna calendar yazarak “Takvim (Calendar)” uygulamasını seçiyoruz.

            İlk toplantı odamızın adını giriyoruz. “ Create” butonuna basarak takvimi oluşturuyoruz.

            Daha önceden hazırlamış olduğumuz hizmetler listesinin bu takvimde gireceğimiz kayıtlarda görünmesi için Lookup tipinde yeni bir kolon ekleyeceğiz. Bunun için Ribbon menu üzerinde “CALENDAR” sekmesi altında bulunan “List Settings” e tıklıyoruz.

            Kolon isimlerinin hemen altında bulunan “Create column” linkine tıklıyoruz.

            Kolon adını giriyoruz ve Lookup seçeneğini seçiyoruz.

            Bu bilgiyi hazırlamış olduğumuz “Hizmetler” listesinden almasını, bu listeden de “Title” kolonu altındaki bilgileri göstermesini istiyoruz. Birden fazla ürün seçebilmesi içinde “Allow multiple values” kutucuğunu işaretliyorum. “OK” butonuna basarak kolonu oluşturuyorum.

            Takvimimizi açıp Ribbon üzerinde “EVENTS” sekmesi altında “New Event” e tıklıyoruz.

            Gördüğünüz gibi girdiğimiz rezervasyon detaylarında oluşturduğumuz “Lookup” tipi kolon gözüküyor ve çoklu seçim yapabiliyoruz. Hizmetlerimize yeni şeyler eklediğimizde sadece Hizmetler listemize eklememiz yeterli olacaktır. Şimdi bu takvimi şablon olarak kaydedebilir ve bundan sonraki takvimleri bu kolon eklenmiş şekilde oluşturabiliriz.

            Lookup kolonu bu şekilde çok faydalı olmaktadır. Düşünün ki 50 tane toplantı odamız var. Eğer hizmetler kolonunu direkt takvime ekleseydik, yeni bir hizmet eklediğimizde bu 50 odanında ilgili kolonuna bu yeni hizmeti eklememiz gerekecekti. Ama şimdi sadece Hizmetler listemizi güncellememiz yeterli olacak ve bütün toplantı odalarındaa otomatik olarak güncellenecektir.

            Bu takvimi şablon olarak kaydetmek için “List Settings” e giderek “Save list as template” linkine tıklıyoruz.

            Şablonla ilgili bilgileri giriyoruz.

            Şablonumuz başarıyla oluştu.

            Diğer takvimlerimizi oluşturmak için “Site Contents” altında “add an app” e tıklıyoruz. Şablonumuzun adını arama çubuğuna giriyoruz ve “Enter” tuşuna basıyoruz. Gelen şablonumuzu seçiyoruz.

            İkinci toplantı salonunun da adını giriyoruz ve takvimimizi oluşturuyoruz.

            Aynı şekilde üçüncü salonumuzun da takvimini oluşturuyoruz.

            Bir de aynı şablondan bütün toplantı odalarındaki güncel durumu bir tek takvimden takip edebilmek için “Toplantı Salonları Genel Durum” adlı takvim oluşturuyorum.

            Bu genel takvim içerisinde diğer takvimleride gösterebilmek için, sol tarafta gördüğünüz “Calendars in View” linkine tıklıyoruz.

            “New Calendar” linkine tıklıyoruz.

            Ekleyeceğimiz takvimin görünür olmasını istediğimiz ismini giriyoruz. Farklı bir isimde verebilirsiniz fakat ben anlaşılır olması açısından aynı isimleri kullanacağım.

            Takvim rengini seçiyoruz. Her takvim için ayrı seçmenizde fayda var. Görünürlüğü kolaylaştıracaktır. “Resolve” butonuna tıklayarak listedeki takvim isimlerinin görünmesini sağlıyoruz. Liste olarak “A Salonu” nu görünüm olarak “Calendar” görünümünü ve daima görünmesi için de “Always show” kutucuğunu seçerek “OK” butonuna basıyoruz.

            Aşağıda gördüğünüz gibi B ve C salonlarının takvimlerini de aynı yolla ekledim.

            Toplantı salonu genel durum takvimini sol taraftaki quick launch menüde görünmesi için “List Settings” altından “List Title, description and navigation” linkine tıklıyoruz.

            Toplantı Salonları genel durum takviminde gördüğünüz gibi bütün toplantı odaları linkleri mevcut, istediğiniz odanın takvimine girip toplantı talebinizi girebilirsiniz.

            Örnek olarak C Salonu için bir kayıt girdim 26 Mart tarihli kutucukta mavi olarak görünmekte…

            Genel duruma geri geldiğimiz zaman ise buraya C salonu takvimini eklediğimiz renkte gözüküyor. Yalnız burada şunu hatırlatayım personelin yanlışlıkla “Toplantı Salonları Genel Durum” takvimine kayıt girmelerini önlemek için, bu takvimde “List Settings” den izin ayarlarında (Permissions for this list) “Everyone” grubuna Read yetkisi verip, diğer yetki gruplarını da silersek, kimse bu takvime giriş yapamayacak, bu takvim sadece görüntüleme amacıyla kullanılabilecektir.

            Kullanıcıların tek yapması gereken sol taraftaki Quick Launch menüden “Toplantı Odaları Rezervasyon” linkine tıklamak….

            Bir sonraki makalemizde görüşmek üzere….

            Murat GÜL…