Sharepoint Managed Metadata Kullanımı

Sharepoint Managed Metadata Kullanımı

 (How To Use Managed Metadata in Sharepoint)

Sharepoint üzerinde kullanabileceğimiz faydalı özelliklerden biri de Managed Metada hizmetidir. Bu hizmet aracılığı ile şirket/kurumunuzda çok fazla kullanılan terimleri bir küme altında toplayabilirsiniz. Bu kümeler birer etiket olarak kullanılabilir ve herhangi bir listenin herhangi bir kolonunda gireceğiniz harflere denk gelen terim setleri size hatırlatma olarak gelebilr veya bir listede oluşturmuş olduğunuz Managed Metadata tipindeki kolonla o kolona girilebilecek bilginin sadece o metadata grubundan olmasını sağlayabilirsiniz.

Örneğin: Araba satış firması için detaylı araba modelini (Honda Jazz Elite EXI…. vs.) bir satış listesine her defasında girmek kolay bir iş değil, yanlışlık yapma ihtimali çok fazla bir de burada yazan bilgilerin araç ruhsatı için kullanılacağını düşünürsek, yapılan yanlışın düzeltilmesi pahalıya bile patlayabilir.

Bu makalede sizinle birlikte, bir bilgisayar satış firmasına ait Sharepoint Sitesi için bir managed metadata grubu (ComputerTypes) oluşturarak, bu grubun altında yeni bir terim seti (term set(HP)) oluşturup altına modelleri(HP123,HP456,…. vs) gireceğiz. Ve sitemizde bir adet liste(SatilanHPler) oluşturup bu HP terim setini kullanan bir adet kolon oluşturacağız.

            Öncelikle “Central Administration” sayfasından “Application Management” başlığı altında “Manage service applications” a tıklıyoruz.

21_SharepointManagedMetadataFoto_1

            Açılan sayfada “Managed Metadata Service” ve “Managed Metadata Service Connection” hizmetlerinin çalışır durumda (Started) olmasına dikkat ediyoruz. Ve  “Managed Metadata Service” linkine tıklıyoruz.

21_SharepointManagedMetadataFoto_2

            Açılan sayfada hesabımızın yetkili olup olmadığına bakıp, istediğimiz kullanıcı hesaplarını “Term Store” için yetkili kılabiliriz. Sol taraftan “Managed Metadata Service” sağındaki aiağı ok işaretine tıklayarak yeni bir grup oluşturuyoruz.

21_SharepointManagedMetadataFoto_3

            Yeni grubumuza “ComputerTypes” adını verdim. Bu grubun sağ tarafındaki aşağı ok işaretine tıklayarak yeni bir terim seti (New Term Set) oluşturuyoruz.

21_SharepointManagedMetadataFoto_4

            HP adını verdiğim bu yeni terim setinin sağındaki aşağı oka tıklayarak  yeni terimlerimizi (Create Term) oluşturuyoruz.

21_SharepointManagedMetadataFoto_5

            Sırasıyla HP bilgisayar modellerini giriyoruz ve her model girişinden sonra “Enter” a basıyoruz. Sonuncu terimde işimiz bitti ise sayfa üzerinde herhangi bir boşluğa tıklayarak yeni terim oluşturma işlemini bitiriyoruz.

21_SharepointManagedMetadataFoto_6

            Central Administration üzerinde işimiz bitti. Sitemize giderek “Site Contents-add an app-Custom List” e tıklayarak listemizi (SatilanHPler) oluşturuyoruz.

21_SharepointManagedMetadataFoto_7

            Bu listemiz için yeni bir kolon oluşturuyoruz. Bunun için Ribbonda “LIST” sekmesi altında “Create Column” a tıklıyoruz.

21_SharepointManagedMetadataFoto_8

            Kolon ismini yazdıktan sonra tür olarak “Managed Metadata” yı seçiyoruz.

21_SharepointManagedMetadataFoto_9

            Biraz daha aşağıya indiğimizde “Term Set Settings” başlığı yanındaki ayarlardan HP terim setini seçiyoruz ve OK tuşuna basıyoruz.

21_SharepointManagedMetadataFoto_10

            Listemize yeni girdi yapmak istediğimizde herhangi bir kolonda H ile başlangıç yaptığımızda bize bütün HP modellerini gösterecektir. Peki o zaman neden Managed Metadata tipinde bir kolon oluşturduk. Madem her kolonda gözüküyor.

            Oluşturduk çünkü bu Managed Metadata kolonunda sadece ve sadece bu terim seti içerisindeki değerler bulunabilir. Aksi halde bu girişi kaydedemezsiniz. Aşağıdaki örnekte modellerden birini seçmeniz durumunda başarılı bir şekilde kayıt yapabileceksiniz.

21_SharepointManagedMetadataFoto_11

            Aşağıda da görebileceğiniz gibi bu tip kolonda bana önerilen terimlerden birini seçmeyip kendi kafama gore bir girdi yapmam durumunda, Kaydet (Save) butonuna bastığımda aşağıdaki hatayı alıyorum ve kaydetmeme izin vermiyor.

“Creating a new value is not allowed in this field, please select from the existing terms”

21_SharepointManagedMetadataFoto_12

            Bir sonraki makalemizde görüşmek üzere….

            Murat GÜL…

About the Author

1 thought on “Sharepoint Managed Metadata Kullanımı

Bir Cevap Yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir