Sharepoint Doküman Kitaplığınızda Belge Plan Raporunu Alma
(Generate File Plan Report for Document Libraries in Sharepoint)
Doküman kitaplığı belge plan raporu (file plan report) Sharepoint 2013’ te kayıt yönetimini (Record Management) destekleyen araçlardan biridir. Daha çok belgeleri, şirket/kurum arşiv ya da belge saklama politikalarına uygun bir şekilde sınıflandırmak, kategorilere ayırmak ve bilgi güvenliği ihtiyaçlarına yönelik raporlama için kullanılır. Bu raporları incelediğimizde bize iki türlü belge planı sunduğunu görürüz. Bunlar: Klasör tabanlı (Folder-based) ve Kitaplık tabanlı (Library-based)…
Bir belge plan raporunda aşağıdaki bilgileri elde edersiniz:
1) Site (Kitaplığın ait olduğu site)
2) URL (Kitaplığın URL adresi)
3) Description (Açıklamalar, kendimiz bir açıklama girmediysek default açıklama gelir.)
4) Report Generated (Raporun tarih saat bilgisini içerir.)
5) Created By (Raporu oluşturan hesap bilgisi)
6) Folder Count (Kitaplıktaki klasör sayısı bilgisi, hiç klasörü olmayan bir kitaplıkta bu sayı 1’dir. Kendisini sayar.Her kitaplığında (Library) bir klasör olduğunu unutmamak gerek…)
7) Item Count (Kitaplıktaki belge sayısını verir ki alt klasörleri çok fazla olan kitaplıklar için çok kullanışlıdır.)
8) Versioning (Versiyonlama yapıp yapmadığı bilgisini içerir.)
9) Require Content Approval (İçerikle ilgili onay isteyip istemediği bilgisidir.)
10) Draft Item Security (Taslak belgelerin kimler tarafından görünebileceği bilgisini içerir.)
11) Source of retention schedules (Belge Saklamanın uygulanacağı kaynağı gösterir.)
12) Has Records (Kitaplık hakkındaki kayıt yönetimi bilgilerini içerir.)
13) Has Items on Hold (Bir kayıt merkezi siteniz (Record Center Site) var ise Hold hakkında daha iyi bilgi sahibi olabilirsiniz. İleriki makalelerimizde bu konuya da açıklık getirebiliriz.)
Şimdi kayıt ile ilgili bahsettiklerimizin havada kalmaması için bir örnek durum gösterelim.
Öncelikle elimizdeki belgeler konu içerikleri bakımından farklılık gösterecektir. (Record type or kind)
Örneğin: Maaş belgeleri, çalışan emeklilik belgeleri vb.
Bu konulara göre de kayıtlar kategorilere ayrılacaktır.
Örneğin: Maaş belgeleri->Muhasebe kayıtları; Çalışan emeklilik belgeleri-> Özlük Hakları Kayıtları vb.
Bu kayıtlar politikalara ve kanuni zorunluluklara gore belirli bir saklama süresine (retention) sahip olacaktır.
Örneğin: Maaş belgeleri-> 5 yıl; Çalışan emeklilik belgeleri->10 yıl vb.
Bu sürenin sonunda bu kayıtlara ne yapılacağı belirlenecektir. (Disposition)
Örneğin: Maaş belgeleri->Kırpılacak; Çalışan emeklilik belgeleri->Şirket/kurum arşivine gönderilecek. vb…
Kayıt merkezi ve kayıt (record) denince ne demek istendiği herhalde biraz daha oturmuştur diye düşünüyorum. Şimdi herhangi bir doküman kitaplığının bu politikalara uygun olup olmadığını görmek için Belge Plan Raporu (File Plan Report) oluşturabiliriz.
Bunun için sırasıyla ilgili kitaplığımıza (Document Library) tıklıyoruz. Buradan kitaplık ayarları için üst menüden “Library Settings” e tıklıyoruz.
“Permission and Management” başlığı altında “Generate file plan report” linkine tıklıyoruz.
Varsayılan olarak ilgili kitaplığın içi gösteriliyor ama istersek sadece raporlar için yeni bir kitaplık oluşturarak bu kitaplığa raporun kaydedilmesini sağlayabiliriz. Ben aynı kitaplıkta istiyorum ve “OK” butonuna tıklıyorum.
Başarılı bir şekilde raporun oluşturulduğu bilgisi geldikten sonra hemen raporu açabiliriz ya da “OK” butonuna tıklayarak kitaplığımıza dönüp oradan da bakabiliriz.
Aşağıda da görebileceğiniz gibi raporumuz kitaplığımızda kayıtlı tıklayarak açıyoruz.
Giriş kısmında detaylarını anlattığımız başlıklar ve karşısındaki bilgileri alt tarafta da kullanabileceği içerik türlerini (content type) görebiliriz. Aşağıda göstermedim ama alt sekmelerde klasör (folder) bazlı bilgilere de ulaşabilir. Varsa bir saklama planı veya kayıt yönetimine gore belgelerinize ait bilgileri de inceleyebilirsiniz. Örneğin xxxxx belgesinin 3 yıl daha saklanması gerekmektedir; xxxxx belgesinin saklama süresi sona ermiştir gibi…
Umarım faydalı olmuştur….
Görüşmek Üzere….Murat GÜL…
