Sharepoint Designer ile Workflow Oluşturma (Telefon Çağrı Kayıt Uygulaması Otomatik E-Posta Bilgilendirme)

Sharepoint Designer ile Workflow Oluşturma (Telefon Çağrı Kayıt Uygulaması Otomatik E-Posta Bilgilendirme)

Sharepoint Designer ile Workflow Oluşturma (Telefon Çağrı Kayıt Uygulaması Otomatik E-Posta Bilgilendirme)

(How To Create Workflows in Sharepoint Designer)

     Telefon Çağrı Kayıt uygulaması ile şirket operatörü ya da sekreteri tarafından girilen cevapsız çağrı kayıt bilgilerinin ana sayfada görüntülenmesine çok kızan patron, genel müdür vs., bunun için başka bir çare bulunmasını, kişilere çağrıları ile ilgili bilgilerin e-posta yoluyla gönderilmesini istemektedir. Bunun için bir workflow oluşturabileceğini düşünen Sharepoint Yöneticisi hazır workflowlara baktığında buralara sadece belli kişi adlarını girebileceğini görmüş ve hayal kırıklığına uğramıştır. Ne yapması gerektiğini biraz daha araştırınca Sharepoint Designer ile istediği şekilde workflow oluşturabileceğini öğrenince hemen işe koyulmuş ve Sharepoint Designer 2013 programını yüklemiş ve Sharepoint 2013 Workflow Platformunu kullanabilmek için Workflow Manager 1.0 yükleme ve konfigürasyon işlemlerini tamamlamıştır.

     Şimdi geriye kalan bu listemizde aranan kişiye e-posta gönderecek workflow adımlarını kodlamak ve workflowu çalıştırmak…

     Bunun için Sharepoint Designer ile listemizin bulunduğu sitemizi açıyoruz. SITE sekmesi altında “List Workflow” ikonuna tıklayarak workflowu atayacağımız listemizi seçiyoruz.

     Açılan pencerede workflow ismini giriyoruz. Açıklama yazmak her zaman faydalı olacaktır. Sizden sonrakilere veya yokluğunuzda bu workflow ile ilgili problemlerde bu açıklama kısmı çok faydalı olacaktır. “Platform Type” olarak Sharepoint 2013 workflow seçeneğini seçiyoruz. Bu seçeneği görmüyorsanız üzülmeyin Workflow Manager 1.0 yükleme ve konfigürasyon işlemlerini yapmamışsınızdır demektir. Bu işlemler için tıklayınız. “OK” butonuna basıp ilerliyoruz.

Workflow açıldığında sadece Stage 1 ile açılacaktır. Benim size tavsiyem bu stage sizin için her zaman geçiş basamağı olsun. Yani bu basamakta herhangi bir Action yapmayın. “Transition to stage” başlığı altındaki boşluğa tıklayarak, Ribbon menü üzerinden “Condition” ikonuna altında “Common Conditions” lardan “If any value equals value” seçeneğine tıklıyoruz.

“If any value equals value” üzerindeki ilk değeri seçmek için ilk “value”  üzerine tıklıyoruz.

     Açılan metin kutusu yanındaki fonksiyon işaretine tıklayıp sırasıyla “Data Source: Current Item; Field From Source: Arayan İsmi” seçip OK butonuna tıklıyoruz.

     “equals” a tıklayarak “is not empty” seçeneğine tıklıyoruz.

Stage 1 için diğer stage’lere  geçiş basamağı olarak kullanılacağını söylemiştik. Dolayısıyla Stage 1 in hemen altındaki boşluğa tıkladıktan sonra yeni Stage eklemek için Ribbondaki “Stage” ikonu aktif hale gelecektir. Tıklayarak yeni bir stage ekliyoruz.

     Bu stage ismini aşağıdaki gibi değiştiriyoruz. Stage ismini o basamakta yapmak istediğiniz ana işlemin adını vermeniz daha açıklayıcı olacaktır. Ben bu adımda e-posta gönderme işlemini yapacağım için adını E-Posta olarak değiştirdim.

     Şimdi yeni E-Posta Stage’imiz hazır olduğuna göre Stage 1 ‘de yazılı olan şarta (condition) göre hangi Stage’e gideceğini yazabiliriz. Bunun için öncelikle aşağıda gördüğünüz “Insert go-to actions….” yazan boşluğa tıklıyoruz. Ribbon menü üzerinde “Action” ikonuna altında “Go to a stage” seçeneğine tıklıyoruz.  

     Stage linkine tıklayarak eğer listemizde arayan ismine kayıt girildiyse yani bu kolon boş değilse E-Posta stage’ ine geç diyoruz.

     Aynı işlemi “Else” bölümü içinde tekrarlıyoruz. Bu bölümdeki boşluğa tıklayarak Go to a stage seçeneğini ekliyoruz.

Bu kısımda eğer arayan isminde herhangi bir kayıt yoksa workflow u bitir diyoruz.

     Artık E-Posta Stage i içerisinde e-posta gönderme işlemlerini başlatabiliriz. Aşağıda gördüğünüz gibi E-Posta stage’i içinde ilk boşluğa tıkladıktan sonra Ribbon menüdeki  “Action” ikonu altında “Send an Email” seçeneğine tıklıyoruz.

     “Email these users” üzerindeki linke tıklıyoruz . “Define E-mail Message” penceresinde “To” hanesindeki adres defterine tıklıyoruz. Açılan pencereden “Workflow Lookp for a User…” a çift tılklıyoruz. Açılan son pencereden “Current Item” altından Aranan Personel kolonunu seçiyoruz.

Bu kısımda kişinin Display Name’i görünmesi için son kısımda Display Name seçeneğini seçiyoruz. OK tuşuna basıp pencereyi kapatıyoruz.

     Daha sonra “Select Users” penceresini de OK butonuna basarak kapatıyoruz.

     E-postanın konu kısmını doldurduktan sonra Standart metnimizi oluşturmaya başlıyoruz. Metin kısmında Sevgili diye başladıktan sonra, en altta bulunan “Add or Change Lookup” butonuna tıklıyoruz. Açılan pencerede sırasıyla “Current Item, Aranan Personel ve Display Name” seçeneklerini seçip OK butonu ile pencereyi kapatıyoruz.

     Alt satıra geçip “Add or Change Lookup” butonuna tıklıyoruz. Sırasıyla “Current Item, Created ve nasıl göstermek istiyorsak (burada As String seçili)” seçimlerimizi yapıp arama zamanının metin içerisinde gösterilmesini sağlıyoruz. OK butonuna basıp ilerliyoruz.

     Metin kısmını oluşturmaya devam ediyoruz. Zaman bilgisini yazdıktan sonra Arayan ismini eklemek için, “Add or Change Lookup” butonuna tıklıyoruz. Sırasıyla “Current Item, Arayan İsmini” seçiyoruz. OK butonuna basıp ilerliyoruz.

     Son olarak da Arayan Numarasını metin kısmına eklemek için, “Add or Change Lookup” butonuna tıklıyoruz. Sırasıyla “Current Item, ArayanNumarası” seçiyoruz. OK butonuna basıp ilerliyoruz.

     Metin ilgili diğer kısımlarıda yazıp “OK” butonuna basıp, e-posta yazma işlemini bitiriyoruz.

     Ve E-posta Stage’i içinde “Transition to a stage” kısmındaki boşluğa tıklıyoruz. Ribbon menüden Action ikonu altından “Go to a stage” e tıklıyoruz.

E-posta gönderdikten sonra workflow bitirilsin istiyoruz. Bu stage sonu için “End Workflow” seçiyoruz.

Artık workflowumuz hazır, hata veya eksiklik olup olmadığını kontrol etmek için Ribbon üzerinde “Check for Errors” a tıklıyoruz. Eğer hatamız yoksa açılan bilgilendirme penceresini OK butonuna basarak kapatıyoruz.

          Şimdi Ribbon menü üzerinden “Publish” e basıp workflow’ un kaydedilmesini ve listemize atanarak yayınlanmasını bekliyoruz. İşlem sonunda açılan bilgilendirme penceresi otomatik olarak kapanacaktır.

     Artık Sharepoint Designer tarafında yapılacak işlemleri bitirdik. Şimdi bu workflowun listemizde nasıl bir aksiyon olduğunda devreye gireceğini listemizin workflow ayarlarından düzenlememiz lazım. Bunun için listemizi açıp “LIST” sekmesi altında Ribbon üzerinde en sağda bulunan küçük “Workflow Settings” ikonuna tıklıyoruz.

     Workflow ismine tıklıyoruz.

     “Start Options” başlığı altından ben yeni bir item oluşturulduğunda yani yeni bir kayıt girildiğinde bu workflow’u başlat diyorum. Siz değişklik yapıldığında da tekrar başlat diyebilirsiniz. OK butonuna basıp devam ediyoruz.

Not: Herhangi bir sebeple Sharepoint Designer üzerinde bu workflow ile ilgili bir ayar değiştirip, workflowu yeniden publish ederseniz, bu işlemi tekrarlamanız gerekmektedir. Aksi halde workflow başlamayacaktır!!!!

     Listemize yeni bir kayıt girip nasıl çalıştığına bir göz atalım.

     Kayıt girip SAVE butonuna tıkladıktan birkaç saniye sonra sayafayı yenilediğinizde workflow ismi ile otomatik gelen kolonda hangi stage’ de olduğunu izleyebilirsiniz.

     İlgili şahsa mailin gittiğini gözlemleyebilirsiniz.

     Aşağıda gördüğünüz gibi listede iken E-Posta stage’ine tıklayıp workflow ile ilgili son durumu görebilirsiniz. Bizim workflowumuz sorunsuz bir şekilde “Completed” tamamlanmış olduğunu görebiliyoruz.

     Uzun ve sıkıcı olduğunu biliyorum fakat ikiye bölmeden aradığınız şeyleri bir makalede bulmanız amacıyla tek bir makalede anlatmaya çalıştım. Kendinize iyi bakın umarım faydalı bir makale olmuştur.

     Görüşmek Üzere…

     Murat GÜL