SharePoint Listelerinde Hesaplanmış (Calculated) Kolon Kullanımı

SharePoint Listelerinde Hesaplanmış (Calculated) Kolon Kullanımı

(Using Calculated Columns in SharePoint Lists – LEFT FORMULA)

Arkadaşlar, bu makalemde SharePoint listelerinde kullanabilceğimiz kolon türlerinden bir olan “Hesaplanmış Kolon (Calculated Column)” tipini biraz anlatmaya çalışacağım. Esasında bu kolon tipi ekstra bir kolon olmayıp, elimizde var olan kolon bilgilerini girdi olarak kullanıp çeşitli formüllerle bize gerekli olacak başka bir bilgiyi çıktı olarak elde etmemizi sağlayan bir kolon tipidir.

Mesela elimizde doğum günü bilgisi zaten varsa yaşını otomatik hesaplatabiliriz ve bir daha herkesin yaşını güncellemek zorunda kalmayız, listemiz üçer aylık kursları gösteren bir list ise başlangıç tarihlerini girmemiz bitiş tarihlerini bu kolon yardımıyla bulmaya yeterli olacaktır. Örnekler çoğaltılabilir. Ben bu makalede bir “KISALTMALAR” listesi kullanacağım ve bu kısaltmalar listesini “Calculated Column” yardımı ile nasıl kullanıcıların daha kolay kullanımına sunacağım onu göstermeye çalışacağımç

Öncelikle Kısaltmalar adlı listemi açıyorum. Elimde Kısaltma ve Açıklama kolonlarım var. Tabi bu liste çok uzun bir liste. İstiyorum ki bu liste kısaltmaların ilk harfine göre gruplansın yani “A” ile başlayanlar “A” grubu, “D” ile başlayanlar “D” grubu altında gibi. Gruplamak hepinizin bildiği gibi çok kolay, Görünüm (View) ayarlarından şu kolona göre grupla deriz olur biter. Fakat benim elimde ilk harfleri gösteren bir kolon yok ki!!!

Öncelikle “ilkHarf” adını vereceğim bir kolon oluşturmalıyım ve bu kolonda her kısaltmanın ilk harfini göstermeliyim. Binlerce kaydın olduğu bu listede bu kolonu oluşturup sonra tek tek hepsinin ilk harflerini girmek zorunda mıyız? Eğer kolon tipi “Single Line of Text” yani tek satır metin olursa evet tek tek girmek zorundayım. Bu da bir yol listemizi harf sırasına göre dizer, “EDIT” modda harfleri kopyala yapıştır hepsine verebiliriz. Fakat bu işlem hem zaman alıcı hem de insan hatasına karşı hassas olacaktır. Bu nedenle “Hesaplanmış (Calculated) kolon” kullanacağız. Bunun için Ribbon menüde “LIST” sekmesi altında, “Create Column” linkine tıklıyoruz.

Kolon adını giriyor ve tür olarak da “Calculated (calculation based o other columns)” seçeneğini seçiyoruz.

İsteğe bağlı olarak açıklamamızı girdikten sonra, ilk harfimizi bulacak formülü “Formula” metin kutusuna yazıyoruz. Formülümüz “=LEFT([kolon_adı],1)” yani ilgili kolonun soldan verdiğim sayı kadar harfini yaz diyoruz. Sonucu da bize “Single Line of Text” yani tek satır metin olarak vermesi için “The data type returned from this formula” başlığı altından ilgili seçeneği seçiyoruz e “OK” butonuna tıklıyoruz.

Formül yazımında bir hata yok ise aşağıdaki gibi hesaplanmış (calculated) kolonumuzu elde ediyoruz.

“All Items” görünümünün yanındaki … simgesine tıklıyoruz. “Modify this View” linkine tıklıyoruz.

“Group By” başlığı altında bu hesaplanmış “ilkHarf” kolonunu seçiyoruz. “OK” butonuna tıklıyoruz.

Artık kullanıcıların aradığı kısaltma için ilk harfinin altına bakması yeterli olacaktır.

İlgili harfe tıkladığınızda sadece o harfe ait kısaltmalara ulaşabilirsiniz.

Faydalı olması dileğimle…

Görüşmek Üzere….Saygılar…Murat GÜL…