SharePoint Site Kolonu (Site Column) Oluşturma
(Create a Site Column in Sharepoint)
SharePoint liste ve doküman kitaplıklarınızda veya oluşturmuş olduğunuz herhangi bir nesne de ortak olan kolon bilgileri mevcuttur. Örneğin her dokümanın bir oluşturulma tarihi, oluşturan kişisi vs. vardır. Bunlar zaten SharePoint içerisinde oluşturulduğu anda nesne ile beraber gelir. Peki elimizde öyle bir bilgi var ki, her doküman kitaplığına, her listeye veya nesneye bu bilgiyi yeni bir kolon olarak eklemek istiyoruz. Eklenecek bu yeni kolonun içerik bilgisi sadece yönetici tarafından değiştirilsin, böylece kullanıcı tarafından hata riski en aza indirgensin istiyoruz.
İşte bunu başarmanın en kolay yolu bir Site Kolonu (Site Column) oluşturmaktır. Peki bu işlemin nasıl yapıldığını beraber görelim: Ben doküman kitaplıklarında ve bazı listelerde kullanılmak üzere, ilgili nesnenin ne kadar süre muhafaza edileceğini gösteren “SaklamaSuresi” adlı seçmeli tip bir (A (1 yıl), B (2 yıl), C (3 yıl) gibi…) kolon oluşturma istiyorum.
Öncelikle kolonu oluşturmak istediğimiz sitenin “Settings-Site Settings” ayarlarına gidiyoruz.
“Web Designer Galleries” başlığı altında bulunan “Site Columns” linkine tıklıyoruz.
Açılan sayfada varsayılan olarak bulunan site kolonlarını görebiliriz. Yenisini oluşturmak için “Create” butonuna tıklıyoruz.
“Column name” bölümüne kolon adını girip, kolon tipini seçiyoruz.
Oluşturmuş olduğum bu site kolonun “OzelGrup” adlı yeni bir grup altında tutulmasını istiyorum. Ekleme esnasında ayrı grup kullanmak ilgili kolonu bulmak açısından kolaylık sağlayacak. Tabi her zamanki gibi açıklama girmek çok faydalı olacaktır.
Seçenklerimizi de ilgili metin kutusuna aşağıdaki gibi giriyoruz.
Varsayılan değer olarak ilk değerimiz A (1 yıl) seçiyoruz ve “OK” butonuna tıklıyoruz.
Sağ üstte görünen grup filtrelemeden “OzelGrup” seçtiğimiz zaman yeni oluşturduğumuz site kolonunu görebiliriz.
Peki site kolonu oluştu ama bunu nasıl kullanacağız? Bu kolonu aşağıdaki gibi bir doküman kitaplığına eklemek için ribbon menü üzerinde “LIBRARY” sekmesi altında “Library Settings” linkine tıklıyoruz.
“Columns” başlığı altında varsayılan kolonları görebiliriz. Onlarında altında “Add from existing site columns” linkine tıklıyoruz.
Grubumuzu filtreleyerek, oluşturmuş olduğumuz site kolonu adına çift tıklayarak seçiyoruz. “OK” butonu ile devam ediyoruz.
Artık “Columns” başlığı altında yeni kolonumuzu görebiliriz.
Artık kitaplığımıza gidip dokümanlarımıza saklam sürelerini gösteren değerleri atayabiliriz.
Görüşmek Üzere, Saygılar…
Murat GÜL
