Sharepoint Document Content Types Oluşturma

   28 Nisan 2014   644 kere okundu.      SharePoint 2013

Sharepoint Document Content TypesOluşturma

(How To Create Document Content Types in Sharepoint)

 

            Şirket veya kurum olmanın en önemli göstergelerinden biri de yapılan yazışmalarda, sunumlarda ve kullanılan tüm belgelerde şirket/kurumunuza ait standart bir belge tipinizin olmasıdır. Bu standartlığı bir düzenleme ile bütün personelinize verebilir ve yazışmaları bu sayfa düzenine (standart sayfa kenar boşlukları, en üstte başlık, sağ üstte tarih vb.) göre yapmalarını isteyebilirsiniz. Tabi bu tamamıyla kullanıcılara güven gerektirir.

            Peki elinizde Sharepoint gibi bir uygulamamız varken, neden kullanıcılara bunca eziyeti çektirelim. Peki ne yapalım ? Bunu hep beraber adım adım anlatarak gösterelim…

            Aşağıda da görebileceğiniz gibi Sharepoint ile herhangi bir Document Library içerisinde “FILES” sekmesi altında “New Document” e tıkladığımızda, karşımıza çıkan seçenek sadece boş bir WORD belgesidir.

25_SharepointDocumentContentTypes_Foto_1

            Aşağıda da açılan belgeyi görebiliyorsunuz.

25_SharepointDocumentContentTypes_Foto_2

            Fakat ben şirket/kurum olarak yeni bir word belgesine tıkladığımda aşağıdaki hazır şablonun gelmesini istiyorum. Tabi bütün kullanıcılar bu seçeneğe tıkladığında Word belgesini seçtiğinde Şirket/Kurum adı üstte olacak bir şablonun kullanılmasını sağlayacağız.

25_SharepointDocumentContentTypes_Foto_3

            Sunumlar içinde, aynı sekmede yeni Powerpoint belgesine tıkladığımızda aşağıda gördüğünüz şablonun kullanıcılara gelmesini sağlamamız gerek…

25_SharepointDocumentContentTypes_Foto_4

            Son olarak da Yeni Excel belgesine tıklandığında aşağıdaki şablonun açılmasını ve kullanıcılara hizmet vermesini istiyoruz…

25_SharepointDocumentContentTypes_Foto_5

            Bütün bunları gösterdik ama hatırlarsanız “FILES” sekmesi altında “New Document” e tıkladığımızda sadece tek bir Word Dokümanı seçeneği vardı, peki Powerpoint ve Excel seçenekleri nasıl gelecek. Bunun için Sharepoint in bize vermiş olduğu “Default” doküman content type değil, kendi content type’larımızı oluşturup kullanıcıların hizmetine sunmamız gerek… 

            Bunun için öncelikle yukarıda gösterdiğim üç adet belgeyi masaüstüne kopyaladım.

25_SharepointDocumentContentTypes_Foto_6

            Sitemizde “Settings-Site Settings” e tıklıyoruz.

25_SharepointDocumentContentTypes_Foto_7

            “Web Designer Galleries” başlığı altından “Site Content Types” linkine tıklıyoruz.

25_SharepointDocumentContentTypes_Foto_8

            Açılan sayfada “Create” butonuna tıklıyoruz.

25_SharepointDocumentContentTypes_Foto_9

            İlk olarak Word Dokümanları için yeni bir “Content Type” oluşturuyoruz. İçeriğin adını (Get-itlabsWord), açıklamasını (Yeni Word Belgesi) yazdıktan sonra “Parent Content Type” olarak “Document Content Types” ve “Document” seçeneklerini seçiyoruz.

25_SharepointDocumentContentTypes_Foto_10

            Bu yeni content type larımız için yeni bir grup oluşturmamızda fayda var bunun için “Group” başlığı altında “New group” kısmına şablonlarımız için “Get-itlabsDocTemplates” yazarak grubun ve Word Content Type ın oluşturulması için “OK” butonuna tıklıyoruz.

25_SharepointDocumentContentTypes_Foto_11

            Aynı şekilde Excel Content Type’ ı için “Create” butonuna tıklıyoruz.

25_SharepointDocumentContentTypes_Foto_12

            Word için yaptığımız gibi, gerekli bilgilerin girişini yapıyoruz.

25_SharepointDocumentContentTypes_Foto_13

            Group kısmında, zaten Word Content Type ında oluşturmuş olduğumuz bir grubumuz vardı. O yüzden “Existing group” kısmında oluşturmuş olduğumuz grubu seçip “OK” butonuna tıklıyoruz.

25_SharepointDocumentContentTypes_Foto_14

            Son olarak Powerpoint için tekrar “Create” linkine tıklıyoruz.

25_SharepointDocumentContentTypes_Foto_15

            İstenen bilgilerin girişini aşağıdaki gibi yapıyoruz.

25_SharepointDocumentContentTypes_Foto_16

            Oluşturmuş olduğumuz grubumuzu seçip, “OK” butonuna basarak son content type ımızıda oluşturuyoruz.

25_SharepointDocumentContentTypes_Foto_17

            “Show Group” kısmında oluşturmuş olduğumuz grubu seçtiğimizde, content type larımızı görebilirsiniz. Şimdi bu content type larımıza şablonlarını bağlamamız gerek çünkü şu anda hiç bir şey göstermiyorlar, sadece varlar. Sırasıyla önce “Get-itlabsExcel” linkine tıklıyoruz.

25_SharepointDocumentContentTypes_Foto_18

            Açılan sayfadan “Advanced settings” e tıklıyoruz.

25_SharepointDocumentContentTypes_Foto_19

            “Upload a new document template” i seçerek “Browse” butonu aracılığı ile daha önce masaüstüne kaydetmiş olduğum belgelerden Excel’i seçiyorum. Diğer ayarları olduğu gibi birakıp “OK” butonuna tıklıyoruz.

25_SharepointDocumentContentTypes_Foto_20

            İkinci sırada Get-itlabsPresentation var. Linke tıklıyoruz.

25_SharepointDocumentContentTypes_Foto_21

            “Advanced settings” e tıklıyoruz.

25_SharepointDocumentContentTypes_Foto_22

            Powerpoint Template i “Browse” yardımıyla seçip “OK” butonuna tıklıyoruz.

25_SharepointDocumentContentTypes_Foto_23

            Son olarak da Get-itlabsWord linkine tıklıyoruz.

25_SharepointDocumentContentTypes_Foto_24

            “Advanced settings” e tıklıyoruz.

25_SharepointDocumentContentTypes_Foto_25

            Word belgesi içinde masaüstündeki şablonu seçiyoruz. “OK” butonuna basarak işlemi sonlandırıyoruz.

25_SharepointDocumentContentTypes_Foto_26

            Şimdi sadece, bu şablonların görünmesi için Document Library’ imize bu content type’ları eklememiz gerekiyor ve ardından hazırda gelen boş word doküman content type ını silmemiz gerekiyor. Bunun için Document Library de “LIBRARY” sekmesi altında “Library Settings” e tıklıyoruz.

25_SharepointDocumentContentTypes_Foto_27

            “Advanced Settings” linkine tıklıyoruz.

25_SharepointDocumentContentTypes_Foto_28

            “Allow management of content types?” altında “Yes” seçeneğini işaretleyip “OK” butonuna basıyoruz.

25_SharepointDocumentContentTypes_Foto_29

            “Content Types” lar altında gördüğünüz gibi sadece hazırda gelen boş Word dokümanını veren “Document” content type’ı var. Yeni grubumuzu eklemek için “Add from existing site content types” linkine tıklıyoruz.

25_SharepointDocumentContentTypes_Foto_30

            Content Type grubumuzu ismini seçtiğimizde sadece o gruba ait content type larımız görünür olacak bunların tamamını “Add” butonu ile sağdaki “Content types to add” metin kutusu içerisinde taşıyoruz. “OK” butonu ile devam ediyoruz.

25_SharepointDocumentContentTypes_Foto_31

            Hazırda gelen “Document” content type’ı silmek için de aşağıdaki gibi ilgili linke tıklıyoruz.

25_SharepointDocumentContentTypes_Foto_32

            “Delete this content type” linkine tıklayıp gelen uyarıda “OK” butonuna basarak bu seçeneği kaldırmış oluyoruz.

25_SharepointDocumentContentTypes_Foto_33

            Artık document library içerisinde “FILES” sekmesi altından “New Document” e tıkladığımızda yeni content type’larımızı görebilirsiniz.

25_SharepointDocumentContentTypes_Foto_34

           Bundan sonra yapılacak tek şey, bu document library settings bölümünden template olarak kaydedilecek, diğer alt sitelerde oluşturulacak yeni Document Library ler bu şablon üzerinden oluşturulacak… Hepsi bu…

Biraz uzun bir makale oldu ama faydalı bir makale olduğunu düşünüyorum. Umarım sizde aynı şekilde düşünüyorsunuzdur. Bir sonraki makalemizde görüşmek üzere….   

Murat GÜL…


Yorum Yapmak İster Misiniz?

A

@

W