SharePoint Doküman Kitaplığınızda Ribbon Menüye Özel Fonksiyon Ekleme

   23 Haziran 2014   508 kere okundu.      SharePoint 2013

(Add a Custom Button To Ribbon For a Document Library in SharePoint) 

Get-itlabs.com sitemizde bir adet “Document” adlı bir doküman kitaplığımız mevcut. Bu kitaplığımıza “Status” adında bir kolon ekleyerek, buradaki belgelerin işlemde mi (onProcess) yoksa işlemi tamamlanmış (Expired) yani arşive gönderilmeye hazır mı olup olmadığını belirliyoruz. İşlemi tamamlanmış yani “Expired” olanların yine aynı sitede bulunan “Archive” adlı arşiv kitaplığımıza göndermek istiyoruz. Bunu bir workflow yardımıyla yapacağız. Fakat bu workflowun kullanıcılar tarafından işlemi tamamlanmış belgeler işaretlendikten sonra, elle çalıştırılarak seçilen dosyaların durumunu Expired yapıp, arşiv kitaplığımıza taşımak istiyoruz. Şimdi işlemleri baştan aşağı bir görelim.

Aşağıda “Document” adlı kitaplığımızı görebilirsiniz. Varsayılan kolonların yanısıra “Status” adlı belgenin durumunu gösteren kolonumuzu da görebilirsiniz. Tabi Expired olan her doküman arşive gideceği için buradaki dokümanların hepsinin OnProcess yani işlemi devam eden olması gerekir.

41_SharepointAddCustomWorkflowButtonFoto_1

“Archive” adlı diğer kitaplığımızda aynı kolonlara sahip ve boş durumda. Henüz “Document” kitaplığımızda workflow oluşturup işlemlere başlamadık.

41_SharepointAddCustomWorkflowButtonFoto_2

En büyük yardımcımız “Sharepoint Designer 2013” ile ana sitemizi açıp, “Workflows” linkine tıklıyoruz. Ribbon menu üzerinden “List Workflow” linkine tıklıyarak “Document” adlı kitaplığımızı seçiyoruz. Workflow adını “SendArchive”, açıklama bilgisini ve “Platform Type” kısımlarını doldurarak “OK” butonuna tıklıyoruz. Sharepoint 2013 Workflow Platform Type olarak göremiyorsanız nasıl ekleyeceğinizi görmek için tıklayınız.

 

41_SharepointAddCustomWorkflowButtonFoto_3

Basit bir workflow yazmamız yeterli. Seçtiğimiz belgenin “Status” kolonundaki durum bilgisini “Expired” olarak değiştir. Bu dokümanı “Archive” kitaplığına kopyala. Sonrada “Document” kitaplığından bu dokümanı sil ve Workflow’u bitir.

41_SharepointAddCustomWorkflowButtonFoto_4

Ardından dosya yolundan “SendArchive” sekmesine tıklayarak aşağıdaki gibi önce workflowun elle başlatılmasını işaretliyoruz. Ve workflowu “Publish” ediyoruz.

41_SharepointAddCustomWorkflowButtonFoto_5

Artık workflow hazır olduğuna göre nasıl kullanacağımızı görelim. Öncelikle size uzun yolu göstereyim. “Document” kitaplığında “Document1” adlı dokümanı secerek, Ribbon menüden “FILES” sekmesi altında “Workflows” linkine tıklıyoruz.

41_SharepointAddCustomWorkflowButtonFoto_6

Oluşturmuş olduğumuz workflow ismi karşımıza geliyor ve tıklıyoruz. Ve böylece workflow başlatılıyor.

41_SharepointAddCustomWorkflowButtonFoto_7

Workflow sonunda aşağıda gördüğünüz gibi, “Document1” dokümanı artık burada değil.

41_SharepointAddCustomWorkflowButtonFoto_8

“Archive” kitaplığımıza bu dokümanın “Expired” olarak kopyalandığını görebiliyoruz.

41_SharepointAddCustomWorkflowButtonFoto_9

Fakat bir workflow çalıştırmak için bu kadar çok adımı uygulamaya gerek var mı? “Keşke Ribbon menu üzerinde bir “Archive” butonumuz olsaydı da sadece o butona tıklayarak bu Workflowu çalıştırabilseydik” diyorsanız doğru yerdesiniz. Hadi bu butonu biz kendimiz yapıp Ribbon’a ekleyelim.

Tekrar Sharepoint Designer ile sitemizi açtık ve bu defa soldaki menüden “Lists and Libraries” linkine tıklıyoruz. “Document” adlı kitaplığımızı seçiyoruz. Ribbon menüde “Custom Actions” butonu altında “View Ribbon” linkine tıklıyoruz.

41_SharepointAddCustomWorkflowButtonFoto_10

Butonumuzun adını ben “Archive” olarak girdim kısa tutmakta fayda var. Sonuçta Ribbon menü küçük bir yer. Açıklama girmenizde fayda var. Yapacağı fonksiyon için “Initiate Workflow” RadioButton’ını işaretliyoruz ve oluşturmuş olduğumuz “SendArchive” workflowunu seçiyoruz. Not: Eğer bu kısımda Workflow’unuzu göremiyorsanız, başından beri Sharepoint Designer’ınız açık kalmış bu nedenle de “Refresh” yapılmasına ihtiyaç var demektir.

41_SharepointAddCustomWorkflowButtonFoto_11

Aşağıda da görebileceğiniz gibi, Artık “Document” kitaplığında Ribbon üzerinde “Archive” butonumuzu görebiliyoruz. Fakat daha güzel olabilir. Butonumuza birde küçük resim ekleyelim. Fazla uğraşmadan “Paint” ile bu işi bitirelim.

41_SharepointAddCustomWorkflowButtonFoto_12

Paint programında “FILE” sekmesi altında “Properties” e tıklayarak butonumuzun ölçülerini girmemiz gerek.

41_SharepointAddCustomWorkflowButtonFoto_13

32×32 piksel buton resmi için standartlardan birisidir. Ayarları yapıp “OK” butonuna tıklıyoruz.

41_SharepointAddCustomWorkflowButtonFoto_14

Küçük alan içerisine ben küçük bir ok figurü kullandım. Siz hazır şekillerden birini kullanabilirsiniz. Masaüstüne kaydettim.

41_SharepointAddCustomWorkflowButtonFoto_15

Sitemizde “Site Assets” kitaplığımıza “Archive.png” adlı resim dosyasını kaydettim.

41_SharepointAddCustomWorkflowButtonFoto_16

Sharepoint Designer ile “Document” adlı kitaplığımızın özelliklerinden “Custom Actions” başlığı altından oluşturmuş olduğumuz “Archive” butonuna çift tıklıyoruz.

41_SharepointAddCustomWorkflowButtonFoto_17

İlgili ayarların alt kısmında “Button image URL (32×32)” kısmında “Browse” yardımıyla “Site Assets” te kayıtlı bulunan “Archive.png” resmini seçiyoruz ve “OK” butonuna tıklıyoruz. Eğer bu kısımda da Archive.png adlı resim dosyanızı göremiyorsanız Sharepoint Designer’I “Refresh” ile yeniden başlatmanız gerekmektedir.

41_SharepointAddCustomWorkflowButtonFoto_18

Ve artık aşağıda da görebileceğiniz gibi, Archive Butonumuz resmine kavuştu. Eminim siz benden daha güzel resimler ile butonunuzu daha güzel bir görünüme kavuşturacaksınızdır. Peki butonumuzun çalışıp çalışmadığını bir görelim. “Document2” adlı belgemizi seçip “FILES” sekmesi altında yeni oluşturmuş olduğumuz “Archive” adlı butona tıklıyoruz.

41_SharepointAddCustomWorkflowButtonFoto_19

Gördüğünüz gibi “Document2” de gitti.

41_SharepointAddCustomWorkflowButtonFoto_20

“Archive” kitaplığımızda “Expired” olarak hem de sadece tek bir tıklama ile yerini aldı.

41_SharepointAddCustomWorkflowButtonFoto_21

Faydalı olması dileğimle…

Görüşmek Üzere….Saygılar…Murat GÜL…


Yorum Yapmak İster Misiniz?

A

@

W