Sharepoint Liste ve Kitaplıklarında (Library) Alarm Oluşturma

   29 Mayıs 2014   614 kere okundu.      SharePoint 2013

(Creating and Managing Alerts on Lists and Libraries in Sharepoint) 

Sharepoint üzerinde oluşturduğumuz liste (list, calendar, tasks vb.) ve kitaplıklar (library) kullanıcılar değişik amaölarda hizmet ederler. Örneğin bir takvim uygulaması ile herhangi bir toplantı salonumuzun rezervasyonunu yapıyorsak, bu takvime giriş (rezervasyon isteği) yapıldığında sorumlu kişinin bilgilendirilmesinin ne kadar önemli olduğunu sizlerde takdir edersiniz. Sharepoint üzerindeki liste ve kitaplıklarımızda herhangi bir değişikliği (ekleme, silme, güncelleme vb.) o liste ve kitaplık üzerinde alarmlar (Alerts) oluşturarak, sorumlu veya ihtiyacı olan kişilere e-posta yoluyla bilgilendirme yapabiliriz.

Şimdi bir doküman kitaplığında (document library) bu işlemin nasıl yapıldığını görelim. 

Get-itlabs.com sitesi ana sayfasında bulunan hızlı başlat (Quick Launch) menüde bulunan “Documents” isimli kitaplığımıza tıklıyoruz. Kitaplığımızda Ribbon menü “LIBRARY” sekmesi altında “Tracking” kategorisi içinde bulunana “Alert Me” ikonuna tıklıyoruz. Açılan menüden “Set alert on this library” linkine tıklıyoruz.

 

34_Sharepoint_Manage_AlertsFoto_1

Açılan pencereden ilk önce alarmımızın adını giriyoruz. Başlangıçta varsayılan olarak kitaplık/liste adıyla aynı gelir. Bu varsayılanı olduğu gibi bırakıp, hatırlanması kolay olsun diye yanına ekleme yapabiliriz. Örneğin: Documents_İnsanKaynakları gibi…İnsan Kaynakları personeline alarm gönderdiğini anlamamız daha kolay olacaktır. İkinci kısımda kullanıcıları ekliyoruz. Üçüncü kısımda mesaj yöntemini seçiyoruz: E-posta…

34_Sharepoint_Manage_AlertsFoto_2

“Change Type” olarak, kullanıcıların hangi değişikliklerden haberdar olmasını istediğimizi işaretliyoruz. Ve liste veya kitaplık içerisinde ne tür değişikliklerde alarm göndermesini istediğimizi de “Send Alerts for These Changes” kısmında ayarlıyoruz. Sadece kullanıcılar tarafından oluşturulan nesneler (item) üzerindeki değişiklikler ya da tüm değişiklikler seçilebilir.

 

34_Sharepoint_Manage_AlertsFoto_3

Son olarak da alamları hemen mi, günlük veya haftalık özet şeklinde mi istediğimizi “When to Send Alerts” kısmında seçiyoruz. Aşağıdaki seçenek alarmı hemen göndermesi için seçilmiştir. İkinci seçenekte günlük özet, üçüncü seçenekte ise haftalık özet ve haftalık özetin gönderilmesini istediğiniz günü seçebilirsiniz. Son olarak “OK” butonuna tıklıyoruz. Ve artık seçtiğimiz kullanıcılar alarm ayarlarına göre bir durum oluştuğunda, e-posta hesaplarında alarm mesajlarını görecekler.

34_Sharepoint_Manage_AlertsFoto_4

Kullanıcılarımıza Alarm oluşturduk. Bir süre sonra “SPAdmin” kulanıcısı, kendisine alarm mesajlarının çifter çifter geldiğini, buna bir çözüm bulunmasını istediğini tarafınıza bildirdi. Ana sayfamızda iken aiağıdaki gibi “Settings-Site Settings” e tıklıyoruz.

34_Sharepoint_Manage_AlertsFoto_5

Açılan pencerede “Site Administration” başlığı altında “User Alerts” e tıklıyoruz.

 

34_Sharepoint_Manage_AlertsFoto_6

Açılan sayfadan “Display Alerts for:” karşısındaki seçme kutusundan “SPAdmin” kullanıcısını seçip, “Update” butonuna tıklıyoruz.

34_Sharepoint_Manage_AlertsFoto_7

 

Görüyoruz ki iki farklı isimle aynı kitaplıkta bu kullanıcı için alarm oluşturulmuş. Fazla olduğunu düşündüğümüz alarmın yanındaki kutucuğu işsretleyerek, “Delete Selected Alerts” linkie tıklıyoruz.

 

34_Sharepoint_Manage_AlertsFoto_8

 

Silme konusundaki uyarıyı “OK” e basarak kapatıyoruz.

34_Sharepoint_Manage_AlertsFoto_9

Diğer alarmın silindiğini görüyoruz. Artık bu kullanıcı için bir alarm var.

 

34_Sharepoint_Manage_AlertsFoto_10

 

Kullanıcı alarmları ile ilgili bu kısımda yönetici olarak neler yapabileceğimizi gördük.

Görüşmek Üzere….Murat GÜL…


Yorum Yapmak İster Misiniz?

A

@

W