Sharepoint 2013 Dosya İşlemleri-Çoklu Belge Check In

   20 Mart 2014   893 kere okundu.      Ipucu - SharePoint 2013

Sharepoint 2013 Dosya İşlemleri-Çoklu Belge Check In

(How To Check In Multıple Files in Sharepoint 2013)

     İnsan Kaynakları bölümü çalışanları, şirkete Sharepoint 2013 sunucu kurulana kadar çalışanlar ile ilgili bilgileri içeren Excel belgelerini bilgisayarlarının masaüstünde tutmakta idiler. Yüzlerce çalışana ait bu belgeleri Sharepoint sunucuya taşıyarak bundan sonra belgeleri kendilerine tahsis edilen belge kütüphanesi (document library)nde tutmak istiyorlar. İnsan kaynakları çalışanları bu belgelerden biri ile çalışırken, başka bir bölüm personelinin bu belge üzerinde işlem yapamamasını, diğer çalışanların da bu belge üzerinde kimin çalıştığını görmek istediklerini söylediklerinden, sistem yöneticisi belge kütüphanesi (document library) ayarlarına girerekbelge işlemlerinde “Check Out” işlemlerini aktif etmiştir. Ardından “Documents” isimli library de çalışabileceklerini şnsan kaynakları personeline bildirmiştir.

     Sistem yöneticisinin yaptığı ayarları bir görelim.

     İnsan Kaynakları sitesinde Quick Launch üzerinde bulunan “Documents” isimli document library’ e tıkladıktan sonra “Ribbon” üzerinde Library sekmesi altında “Library Settings” e tıklıyoruz.

15_Sharepoint2013_MultipleCheckIn_1 

 

     Açılan ayarlar sayfasından “Versioning Settings” e tıklıyoruz. 

15_Sharepoint2013_MultipleCheckIn_2

     “Require Check Out” başlığı altında bulunan “Require documents to be checked out before they can be edited” sorusuna “Yes” kutucuğunu işaretleyerek, OK butonuna tıklıyoruz.

15_Sharepoint2013_MultipleCheckIn_3

     Sistem yöneticisi gerekli ayarları yaptığını ve belgeleri taşıma işlemine başlayabileceklerini insan kaynakları çalışanlarına bildirdi. Çalışanlar da yüzlerce dosyayı altta gördüğünüz gibi sürükleyerek library içerisine taşıdılar.

15_Sharepoint2013_MultipleCheckIn_4

     Dosyalar taşındı fakat “Check Out” ayarları bu library için aktif edildiğinden taşınan yüzlerce doküman check out şekilde beklemekte. Her belgenin yanında bulunan küçük sevimli yeşil oklarda bunun habersisi. İnsan kaynakları çalışanları ilk başta bu olayı önemsemediler. En azından belgeler yerindeydi ve ihtiyaç oldukça çalışacakları belgeyi tek tek “Check In” yapabilirlerdi. Fakat…

15_Sharepoint2013_MultipleCheckIn_5

     Anladılar ki bu belgeler sadece taşıyan tarafından görülebiliyor. Ve hemen büyük bir telaşla sistem yöneticisine koştular. Sistem yöneticisi aşağıda gördüğünüz gibi kendisi de bu dokümanları görmüyordu. Çünkü ilk taşımada henüz hiç check in edilmemiş belgelerin genel kaderi bu…

15_Sharepoint2013_MultipleCheckIn_6

     Çalışanın hesabıyla tekrar bu library içerisinde bütün dokümanların check in yapılması gerekir. Sharepoint ile ilgili çok bilgisi olmayan bölüm personeli belgelerin tamamının tek seferde check in yapılıp yapılamayacağını soruyor. Cevap: Tabi ki var. Ben size bu makalaede iki yöntemi anlatacağım. Birincisinde belgelere ait kolon isimlerinin en solundaki tick işaretine tıklayarak bütün dokümanlar seçilir. “FILES” sekmesi altında “Open&Check Out” bölümünden “Check In” e tıklayabilirsiniz. 

15_Sharepoint2013_MultipleCheckIn_7

     İkinci yöntem olarak, Site Settings’e tıklayarak site ayarlarına gidiniz.

15_Sharepoint2013_MultipleCheckIn_8

     Ayarlardan “Site Administration” başlığı altında “Content and Structure” linkine tıklayınız.

15_Sharepoint2013_MultipleCheckIn_9

     Site yapısını gösteren bu arayüz üzerinde iligili Document Library ismine tıklıyoruz. Kolon isimlerinin en solundaki kutucuğu işaretleyerek bütün belgeleri seçiyoruz. “Actions” butonu altından “Check In” e tıklıyoruz.

     Burada akla şu soru gelebilir. Bu yüzlerce check out belgelerin arasında check in yapılmasına ihtiyaç olmayan yüzlerce belge daha olsaydı ne yapacaktık hepsini nasıl seçecektik. Aşağıdaki resimde gösterilmedi fakat butonlardan “View: All Documents” e tıkladığınızda hazır birtakım view’ lar göreceksiniz. Bunlardan “Checked Out To Me” view’ ını seçerseniz sadece size check out edilmiş belgeleri görebilir ve hepsini rahatça seçebilirsiniz.

15_Sharepoint2013_MultipleCheckIn_10

     Açılan pencere de kayıt amaçlı bir yorum giriyoruz. İlk toplu dosya yükleme gibi…. Sonrasında OK butonuna basıyoruz.

15_Sharepoint2013_MultipleCheckIn_11

     Gördüğünüz gibi bütün belgeler artık check in oldu. Peki diğer kullanıcılar artık görüyor mu ?

15_Sharepoint2013_MultipleCheckIn_12

     Başlangıçta belgeleri göremiyen yönetici artık belgeleri görüyor.

15_Sharepoint2013_MultipleCheckIn_13

     Peki her check out yapılan belge böyle başkası tarafından görülemeyecek mi? Tabi ki hayır bu sadece ilk yüklemeye özel bir durum aşağıda gördüğünüz üzere ilk belgeyi check out yaptık.

15_Sharepoint2013_MultipleCheckIn_14

     Başka bir kullanıcı hesabından kontrol ettiğimizde de belge check out vaziyette ve kim tarafından check out edildiği de ilgili kolonda yazmaktadır.

15_Sharepoint2013_MultipleCheckIn_15

     Bunu bir ara bilgi olarak düşünün. Makalelerimin akış sırasının dışında bir makale oldu. Böyle gerçek bir ihtiyaca binaen yaptığımız bu işlemleri de anlatmanın faydalı olacağını düşündüm. Umarım faydalı olmuştur.

     Görüşmek Üzere….

     Murat GÜL


Toplam 3 Yorum Yapılmış.

  1. Erhan Duman diyor ki:

    Emeğinize sağlık Chekc-inide öğrenmiş olduk 🙂 teşekkürler

  2. emre diyor ki:

    normalde birden fazla seçim yapıp silme işlemi yaptığım halde sadece tek bir öge siline biliyordu, bilgiler için teşekkürler

Yorum Yapmak İster Misiniz?

A

@

W