Mailbox Folder Share in Outlook

Mailbox Folder Share in Outlook

Bu makale alışık olduğumuz doğrudan nasıl yapılır makalelerinden değildir ve birkaç farklı konudan oluşmaktadır. Öncelikle problemi tanımlayarak başlayalım; Exchange Server 2013 Shared Mailbox makalesinden sonra, bir arkadaşımız kurumunun güvenlik politikaları gereği Shared Mailbox özelliğini kullanamadıklarını, Distrubution List ile de takım üyelerine ulaşan maillerin karışıklık yarattığını belirtti. Active Directory üzerinde ekstra yeni bir kullanıcı oluşturmadan ortak bir mailbox yönetimi yapılabilir mi ? sorusuna karşılık kendimce aşağıdaki gibi bir çözüm buldum.

İlk adım, ortak kullanılacak mailbox adresini, mevcut bir kullanıcının hesabına ikinci e-posta adresi olarak Exchange yönetim sayfasından ekliyoruz.

Outlook programı yada OWA yardımıyla, ortak mailbox adresine düşecek olan e-postaların saklanacağı klasör yapısını oluşturuyoruz.

Ortak hesaba gelen e-postaların yukarıdaki adımda oluşturduğumuz klasöre otomatik düşmesini sağlamak için bir kurala ihtiyacımız var. Bunun için “New Rule” butonuna basıyoruz ve “Apply Rule on Message Arrived” seçeneğini işaretliyoruz.

Bu adımda dikkat etmemiz gereken, koşulun Outlook programına bağımlı olmadan da çalışabilmesi gerekliliğidir. Bu yüzden ben yazıma “Header” seçeneğini seçerek devam ediyorum ve ortak e-posta adresini koşula ekliyorum.

Koşula uyan mesajların otomatik olarak oluşturmuş olduğumuz klasöre taşınmasını bu adımda sağlıyoruz.

Kuralımızı Apply butonuna basarak sonlandırıyoruz.

Aynı kuralı OWA yardımı ile de oluşturabilirsiniz.

Kuralımızın gerektiği gibi çalıştığını kontrol ediyoruz. Benim Lab ortamım gerçek dünyaya kapalı olduğundan dolayı ben bu adımı Powershell yardımıyla test ediyorum ve sonuç başarılı.

Şimdi ortak eposta hesabına düşen maillerin diğer takım arkadaşlarına paylaştırılması işlemi kaldı. Bunun için gerekli izinleri ayarlamalıyız. Eposta adresi üzerinde ve Ortak Maillerin düşeceği ana dizin üzerinde sağ tıklıyoruz ve takım üyelerine sadece “Folder Visible” izni veriyoruz.

Maillerin saklanacağı alt dizinlerin güvenlik izinlerini ise kendi yapınıza göre düzenleyebilirsiniz. Ben yazımda Owner iznini kullandım.

Benim izinlerimin özeti aşağıdaki gibi oldu.

Son adım olarak mail adresini kullanacak takım üyelerinin, mail kutularına bu paylaşımı eklemesi gerekmektedir. Bunun için eposta ayarlarından kullancının eposta adresini ikincil eposta adresi olarak ekliyoruz.

Ve işlemleri başarılı bir şekilde sonlandırdığımız da, takım üyeleri sadece paylaştırılmış olan klasörler üzerinde yetkili olacaktır ve ortak eposta adresine gelen maillere erişim sağlayabilecektir.

Faydalı olması dileğimle….